ERP – OnPremise vs. Cloud

Es gibt diese einfache Erklärung, die richtig ist, aber nicht die ganze Wahrheit sagt: „There is no cloud.It is just someone else’s computer.“ Dieser Artikel beschäftigt sich mit Themen, die bei der Auswahl eines ERP-Systems wichtig sind und am Ende auch die Entscheidung Cloud-ERP oder OnPremise-System im eigenen Haus erleichtern.

Was ist die Cloud?

Natürlich ist es nicht nur „…just someone else’s computer“. Es ist nicht nur ein Computer, sondern ein Gesamtkonzept, das im privaten Bereich schon lange Einzug gehalten hat.

  • Wir speichern und schauen Videos kostenlos auf YouTube. Warum nicht auf der eigenen Infrastruktur? Weil es einfacher, bequemer und billiger ist.
  • Wir sehen Videos bei Netflix, Amazon und vielen anderen Streaming-Anbietern. Warum leihen wir keine DVD’s mehr aus und schauen „normales Fernsehen“. Weil es einfacher, bequemer und billiger ist.
  • Wir speichern Informationen, Bilder und viele private Dinge in OneDrive, GoogleDrive, iCloud oder anderen Anbietern. Warum nicht auf der eigenen Infrastruktur? Weil es einfacher, bequemer und billiger ist.
  • Im täglichen (privaten) Leben hat sich die Cloud schon lange breit gemacht. Man kann natürlich auch ohne Cloud-Anwendungen leben, aber viele – vor allem die jüngere Generation –  nutzen Cloud-Anwendungen. Weil es einfacher, bequemer und billiger ist.

Man kann natürlich über die Vor- und Nachteile von Cloud-Anwendungen diskutieren – und genau das wird dieser Blog-Beitrag tun: aufzeigen, wo Stärken und Schwächen der beiden Konzepte Cloud und OnPremise im ERP-Bereich liegen.

Technik

In Bereich der Technik muss man verschiedene Aspekte betrachten, die ein Gesamtbild ergeben:

  • die Verfügbarkeit des ERP-Systems ist von essentieller Bedeutung für ein Unternehmen. Ein Ausfall über einen signifikanten Zeitraum verursacht hohe Kosten und Probleme gegenüber Kunden und Geschäftspartnern. Um dies bei OnPremise-Systemen zu gewährleisten ist ein gespiegeltes oder anderweitig redundant gehaltenes System erforderlich. In der Regel werden redundante Systeme auch physisch getrennt, um bei Brand oder anderen äußeren Einflüssen unbeschadet zu bleiben. Das gilt nicht nur für die Rechner-Hardware, sondern auch die Netzwerk-Infrastruktur. Auch diese muss bei Ausfällen redundant zur Verfügung stehen. Letzteres gilt insbesondere natürlich auch für Cloud-Systeme. Diese sind natürlich nur erreichbar, wenn eine Internet-Verbindung besteht. Ist diese aus irgendwelchen Gründen gestört, so fehlt das komplette ERP-System für alle lokalen Benutzer. Auch für Cloud-ERP-Systeme ist ein redundanter Aufbau des Netzwerks und insbesondere der Internet-Leitung wichtig. In diesem Fall wäre auch eine unterschiedliche Technologie von Primär- und Backup-Verbindung wichtig. Was hilft es wenn ein Bagger durch die DSL-Leitung fährt und damit beide Leitungen gleichzeitig trennt. Besser wäre dann zum Beispiel eine Backup-Leitung mit Mobilfunk-Technologie – auch wenn diese nicht die Qualität einer Kupfer- oder Glasfaser-Leitung hat, so ist sie trotzdem als temporäres Backup-System geeignet.
  • die Sicherheit gegen Zugriffe von außen, insbesondere gegen Hacker-Angriffe hat sich in der jüngeren Vergangenheit oft als Problem erwiesen. Mehr und mehr Unternehmen – vom weltweit operierenden Großkonzern bis zum Kleinunternehmen – fallen Hackern zum Opfer, die mit unterschiedlichsten Motiven und Zielen die IT-Infrastruktur angreifen und bis hin zum Totalausfall stören. Es ist ein Wettlauf zwischen Hackern auf der einen Seite, die immer neue Ideen und Schwachstellen finden, um Systeme zu Fall zu bringen und IT-Verantwortlichen, die dafür verantwortlich sind ihre Systeme auf dem aktuellsten Stand der Sicherheit zu halten. Mit der aktuellen Vielfalt an Systemen im Unternehmen, ist das natürlich eine Herausforderung, die viel Zeit kostet und tiefes und immer aktuelles KnowHow erfordert. Nicht nur Firewalls, sondern alle Systeme, die irgendwie angreifbar sein könnten müssen abgesichert sein. Im eigenen Haus ist dies aufgrund der verschiedenen Technologien für einen einzelnen IT-Verantwortlichen nur schwer zu leisten. Seine Aufgabe sollte daher eher eine überwachende und koordinierende Funktion sein. Die eigentliche Wartung, Updates und Sicherheitsprüfungen sollte man den Systemanbietern oder externen Spezialisten überlassen. Bei Cloud-ERP-Systemen sind hier die Verhältnisse klar: der Anbieter trägt die volle Verantwortung für die Sicherheit der Systeme und stellt entsprechend geschulte Ressourcen zur Verfügung um dies ständig zu gewährleisten. Vorteile liegen hier beim Cloud-Anbieter, da er nicht dediziert für ein einzelnes System zuständig ist, sondern viele Instanzen des Systems gleichzeitig überwacht. Daher kann die Sicherheit optimiert und mit recht geringen Kosten pro ERP-Instanz gewährleistet werden.
  • der Datenschutz wird durch gesetzliche Vorgeben ebenfalls immer mehr zum entscheidenden Faktor. Auch hier wird Expertise benötigt, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. Ein einzelner Mitarbeiter sollte das nicht in eigener Verantwortung haben. Auch hier ist wie beim Thema Sicherheit bei OnPremise-Installationen die externe Vergabe an Spezialisten anzuraten. Cloud-ERP-Systeme sind in der Regel an dieser Stelle besser vorbereitet.
  • die Auslastung des Systems, also die Rechenleistung, Speicherplatz, etc.tritt in den letzten Jahren eher in den Hintergrund, da die Hardware-Kosten einen immer geringeren Anteil an den Gesamtkosten haben. Es ist bei OnPremise-ERP-Systemen lediglich darauf zu achten bei der Konzeption einen weiteren Ausbau mittel- und langfristig im Auge zu behalten. Bei Cloud-ERP-Systemen ist auch dieser Punkt komplett in der Hand des ERP-Anbieters.
  • ein mobiler Zugriff auf das ERP-System wird in Zeiten des Homeoffice bzw. des sogenannten mobilen Arbeitens immer wichtiger. Bei Cloud-Systemen ist dies per se verfügbar, da sie ohnehin (nur) online verfügbar sind. Viele Anbieter von Cloud-Systemen liefern auch Apps für Smartphone und Tablet ohne zusätzliche Kosten aus. Bei OnPremise-Systemen ist hier die Vorgehensweise in der Regel komplett anders geregelt. Hier erfolgt der Zugriff über VPN oder auch spezielle Remote-Desktop-Architekturen, wie zum Beispiel Citrix. Diese wird dann vom Unternehmen im Rahmen der normalen Infrastruktur zur Verfügung gestellt. Hier greift dann wieder das oben adressierte Thema Sicherheit. Um den Mobilzugriff sicher zu gestalten muss der Zugang zum System sehr gut abgesichert werden.

Prozessoptimierung ERP-Systemen

OnPremise-ERP-Systeme haben sich über die letzten Jahr hin gewandelt. Hatte man vor zehn Jahren oft noch extrem modifizierte (optimierte?) Software, so hat sich dies gravierend geändert. Mittlerweile erkennen die meisten Unternehmen, dass eine modifizierte Standard-Software nur kurzfristig eine Verbesserung bringt. In der Vergangenheit hat man sich mit der Software komplett nach bestehenden Unternehmens-Prozessen ausgerichtet („… das machen wir schon 20 Jahre so …“). Hier hat sich die Einstellung der Verantwortlichen in den Unternehmen geändert. Man hat erkannt, dass mit der Modifikation von Standard-Software 20 Jahre alte (schlechte oder zumindest nicht hinterfragte) Prozesse in Stein gemeißelt werden. Dies erfordert nicht nur Aufwand, sondern macht auch ein gutes, flexibles ERP-System oft zu einem nutzlosen Datengrab. In der Regel sind ERP-Systeme so ausgerichtet, dass verschiedenste Ausprägungen von Prozessen durch Konfiguration eingestellt werden können. Modifikationen hebeln diese Möglichkeiten meistens aus und erlauben nur noch den Unternehmens-Standard, der dann aber maximal optimiert wurde. Was das für künftige Updates bedeutet wird in einem der folgenden Abschnitte erläutert. Für die Unternehmensprozesse bedeutet es in aller Regel einen Stillstand, der nur durch Auflösung der Modifikationen und Rückführung in ein Standard-ERP gelöst werden kann. An diesem Punkt sind dann auch OnPremise-ERP-Systeme sehr wohl in der Lage auch Prozesse im Unternehmen zu optimieren.

Bei Cloud-ERP-Systemen stellt sich die Frage nach Modifikationen nicht. Hier liefert der Anbieter die Software und die Möglichkeiten Änderungen vorzunehmen sind sehr eingeschränkt. Seit der Einführung von Cloud-Systemen hat sich aber auch die Grundeinstellung der Verantwortlichen in Unternehmen grundlegend geändert. Man hat erkannt, daß Standard-Prozesse und Standard-Systeme von Vorteil sind und mittelfristig den richtigen Weg für das Unternehmen darstellen. Natürlich ist es schwierig Prozesse, die über viele Jahre etabliert wurden in Frage zu stellen oder gar zu verändern. Hier greift der Faktor Mensch und macht die Änderung sehr schwierig. Aber gerade die Einführung eines neuen ERP-Systems stellt eine historische Chance dar, Unternehmensprozesse zu hinterfragen und und zu ändern.

Prozessoptimierung durch ERP-Einsatz ist immer eine Herausforderung, aber in der Regel mehr durch den menschlichen Faktor, als durch die eigentliche ERP-Einführung. Wenn man über eine ERP-Einführung nachdenkt, muss man sich dieser Herausforderung stellen und auch langjährige Prozesse hinterfragen und kritisch betrachten. Umgekehrt können moderne ERP-Systeme dabei Unterstützen Unternehmensprozesse geradlinig und einfach zu gestalten. Das Design von Prozessen im ERP-System ist unabhängig vom Anbieter immer standardisiert, aber auch flexibel genug spezielle Gegebenheiten einer bestimmten Branche oder eines speziellen Unternehmens abzubilden.

Die Umsetzung von Prozessoptimierung ist eine Aufgabe, die man idealerweise  mit externer Unterstützung angeht. Nicht nur wegen der Expertise von externen Berater bzgl. des neuen ERP-Systems, sondern auch mit dem Hintergrund, daß ein externer Berater viel besser mit internen Mitarbeitern argumentieren kann wenn es um Prozessänderungen geht.

Funktionalität

Bei der Funktionalität gibt es wenig Unterschiede zwischen Cloud- und OnPremise-ERP-Systemen. Im Standard verfügen diese in der Regel über die gleiche Funktionalität. Der große Unterschied kommt an dem Punkt zum Tragen wenn Systeme modifiziert werden. Hier gilt aber wieder das oben genannte Szenario. Oft wird Standard-Funktionalität durch Modifikationen ausgehebelt. Insofern ist bei beiden ERP-Konzepten ein klares Ziel zu setzen: Nutzung von Standard-ERP’s ist die beste Wahl.

Updates

Bei der Einführung eines ERP-Systems legt man sich bei der OnPremise-Variante zunächst auf den zum Zeitpunkt der Einführung aktuellen Release-Stand fest. Updates werden dann in der Regel erst im Nachgang zum GoLive mit mehr oder weniger zeitlicher Verzögerung eingespielt. Erfahrungsgemäß sind aber nach eine ERP-Einführung die Prioritäten anderweitig gesetzt, so dass ein erstes Update erst nach Jahren eingespielt wird. Dies erhöht den Aufwand und auch die Akzeptanz bei den Anwendern ist dann nicht immer gegeben. Die Erfahrung zeigt, dass der zeitliche Abstand zwischen Updates bei OnPremise-ERP-Systemen eher im Bereich von Jahren liegt.

Modifikationen, vor allem bei älteren OnPremise-Installation sehr verbreitet machen Updates kompliziert und teuer. In diesem Zusammenhang sei nochmals auf den Vorteil von unmodifizierten Standard-Systemen hingewiesen. Nicht selten übersteigen die Kosten für das Update eines stark modifizierten Systems die Kosten für eine Neueinführung eines ERP-Systems.

Bei Cloud-ERP-Systemen sind Updates zu festen Terminen durch den ERP-Anbieter vorgesehen und werden ohne Aufwand für das Unternehmen eingespielt. Dazu werden bestimmt Wartung-Zeitfenster durch den Anbieter – natürlich am Wochenende und ausserhalb der normalen Arbeitszeiten – angekündigt und dann Updates eingespielt. Dies bedeutet für die IT-Verantwortlichen, dass ein Update komplett ohne internen Aufwand durchgeführt werden kann. Änderungen in der Software werden in sogenannten „Release Notes“ mit zeitlichem Vorlauf angekündigt und können vom Unternehmen geprüft werden. Oft sind dies auch Auslöser für Prozessänderungen, weil neue Features durch ERP-Updates auch Prozesse erleichtern.

Support

Unabhängig vom Konzept wird natürlich vom ERP-Anbieter Unterstützung geliefert. Der einzige Unterschied zwischen OnPremise und Cloud ist hier, daß Fixes bei Cloud-Lösungen von Anbieter „im Hintergrund“ eingespielt werden, während bei OnPremise-Systemen die IT des Unternehmens tätig werden muss.

Verantwortlichkeiten und Kosten bei Cloud oder OnPremise

Ein wichtiger Punkt zur Kostenbetrachtung vorab: es genügt bei der Betrachtung der Kosten eines ERP-Systems nur die Lizensierung und Wartung (bei OnPremise) oder Software-Subscription (bei Cloud-Systemen) zu betrachten. Hier muss um eine realistische Sicht der Dinge zu bekommen der sogenannte TCO (Total costs of ownership) betrachtet werden.

Die Verantwortung für die Komponenten des Gesamtsystems verursacht zwar keine direkten, bezifferbaren Kosten, trotzdem sind aber auch hier Aufwände zu sehen, die zu signifikanten Kosten führen. Deshalb wurden die reinen Kosten des ERP-Systems mit den Verantwortlichkeiten kombiniert.

Die folgende Übersicht zeigt die Verantwortlichkeiten und Kosten bei Cloud- bzw. OnPremise-ERP-Systemen:

Verantwortlichkeit Kosten
Cloud OnPremise Cloud OnPremise
Software – initiale Kosten entfällt ca. 2-5T€ pro Benutzer
Software – laufende Kosten monatliche Subscription zwischen 20 und 200€ pro Benutzer und Monat ca. 20% der initialen Kosten jährlich
Implementierung Die Verantwortlichkeit für eine ERP-Implementierung liegt generell beim Unternehmen, sollte aber auf jeden Fall durch erfahrene und kompetente ERP-Berater unterstützt werden. Trotzdem sind bei einer ERP-Einführung interne Aufwände für Projektleiter, KeyUser und Anwender nicht unterschätzt werden. Die Kosten für eine ERP-Implementierung setzen sich aus internen und externen Kosten zusammen. Externe ERP-Beratungskosten sind klar zu beziffern und sollten bei der Entscheidung nicht zu knapp kalkuliert sein. Aber auch die internen Kosten sollten kalkuliert werden mit einer realistischen Zeit und einem realistischen Stundensatz. ERP-Berater sollten in der Lage sein bei der Abschätzung zu unterstützen.
Daten Unternehmen Unternehmen
Anwendung ERP-Anbieter Unternehmen ggfls. unterstützt durch ERP-Dienstleister entfällt
Updates ERP-Anbieter Unternehmen ggfls. unterstützt durch ERP-Dienstleister regelmäßige Updates in Subscription enthalten Regelmäßige Updates sollten bei einer OnPremise-Implementierung vorab einkalkuliert werden. Nur mit einer regelmäßig aktualisierten Software kann sich für ein Unternehmen die Investition in ein ERP-System langfristig rechnen.
Betriebssysteme und Virtualisierung ERP-Anbieter Unternehmen entfällt Die gesamten Kosten für Betriebssysteme, Virtualisierung, Server, Netzwerk, Backup etc. sind natürlich nicht klar zu beziffern. Am besten eignet sich hier eine Kalkulation auf Basis der Gesamtkosten der IT (Personalkosten, Hardware, Software, Hard- und Software-Wartung, etc – möglichst vollumfänglich) im Verhältnis zum prozentualen Anteil des ERP-Systems.
Server-Hardware ERP-Anbieter Unternehmen ggfls. unterstützt durch Dienstleister entfällt
Rechenzentrum, Netzwerk ERP-Anbieter Unternehmen ggfls. unterstützt durch Dienstleister entfällt
Backup ERP-Anbieter Unternehmen entfällt

Mit einer ganzheitlichen Sicht lassen sich also Kosten einer ERP-Implementierung realistisch einschätzen, wenn auch eine genaue Kalkulation vorab nicht möglich ist. Ziel muss es sein in Vorbereitung einer ERP-Einführung möglichst genaue und transparente Kosten zu ermitteln  und die Anzahl der Unbekannten in der Rechnung zu minimieren.

Einführungszeit

Bei der Einführungszeit unterscheiden sich die beiden Konzepte nicht signifikant. Man sollte sich Zeit lassen und – wie oben bereits angesprochen – auch Prozesse kritisch auf den Prüfstand stellen. Geht mit der ERP-Einführung eine Optimierung von Geschäftsprozessen einher, so ist das definitiv ein weiterer Gewinn, neben der eigentlichen Implementierung der ERP-Software.

Bei OnPremise-Systemen müssen zu Beginn der Implementierung noch einige Wochen für die Bereitstellung der Hardware-Infrastruktur einkalkuliert werden, während die Bereitstellung eines Cloud-Tenant maximal wenige Tage in Anspruch nimmt.

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