OpenSource ERP – Wegweiser zum optimalen ERP-System

Der vorliegende Blogbeitrag soll Ihnen als Wegweiser zu Ihrem optimalen ERP-System dienen. Vor- und Nachteile des Konzepts von Open Source ERP Systemen im Umfeld von Unternehmen und Geschäftsprozessen werden betrachtet.

Was ist ein Open Source ERP?

Der Begriff „Open Source“ bedeutet, dass der Quellcode einer Software offen zur Verfügung steht. Jede einzelne Zeile Code kann frei eingesehen werden, und je nach Konzept auch innerhalb der Community verändert werden. Hier gibt es unterschiedliche Konzepte. Entweder wird die Entwicklung von einem geschlossenen Team durchgeführt und der Code dann veröffentlicht oder die gesamte Entwicklung ist Community-basierend und kann über Repositories wie GitHub „beliebig“ modifiziert werden. Es gibt auch Open Source ERP Anbieter, die eine freie, sogenannte „Community Edition“ anbieten und dann die Option bieten später auf eine kostenpflichtige umzusteigen. Hier wird natürlich die Einstiegshürde deutlich reduziert und ein kostenloser Test ist problemlos möglich.

Bekannte Beispiele für sehr verbreitete Open Source Lösungen sind zum Beispiel:

  • LibreOffice oder OpenOffice als Open Source Alternative zu Microsoft Office, die sich beide stabil gegenüber ihrem kommerziellen Wettbewerber im Markt halten und die für Einzelplatz-Systeme gut nutzbar sind. Allerdings können die Entwickler nicht mit Features einer Office 365 Suite mithalten, was Kollaboration und Integration angeht.
  • Notepad++ ist ein Editor, der weit über gängige Editoren hinausgeht und durch Plugins erweitert werden kann.
  • VLC ist als universeller und erweiterterer Media-Player auf verschiedenen Plattformen
  • Firefox als einer der bekanntesten Webbrowser ist ebenfalls ein Open Source Paket
  • und viele weitere bekannte und unbekannte Anwendungen

Im ERP-Bereich ist das Open Source Konzept wenig bekannt und verbreitet, da dieser Markt weitestgehend von kommerziellen Anbietern (sogenannten „Closed Source Systemen“) besetzt ist. Trotzdem lohnt es sich einen Blick auf diesen Ansatz zu werfen und zu verstehen was die Vorteile und Nachteile eines quelloffenen ERP-Systems sind.

Vorteile und Nachteile von Open Source ERP-Systemen

Vorteile Nachteile
Geringe initiale Kosten der Software (meist komplett sogar kostenlos als Download verfügbar) Professioneller Support und Beratung fehlt meist. Es gibt kleinere Beratungshäuser, die sich auf diese Nischen-Systeme spezialisiert haben. Allerdings sind diese in der Regel alleine auf sich gestellt, da es keinen Hersteller im Hintergrund gibt. Die Qualität der Unterstützung steht und fällt mit der Qualifikation einzelner Personen, da kein Hersteller auf die Qualifizierung der Berater achtet.
Entwicklung in der Community. Theoretisch ist (je nach Policy) jeder in der Lage zur Entwicklung beizutragen oder Wünsche zu äußern oder Fehler zu melden. Langfristige Weiterentwicklung ist nicht gesichert. Viele OpenSource Projekte sind „gestorben“ oder werden nicht mehr weiterentwickelt weil sich der Initiator oder wichtige Keyplayer in der Open Source Community aus dem Projekt zurückziehen.
Einfache Abwicklung. Es gibt keinerlei Vertragswerk, das vor Beginn der Implementierung abgeschlossen werden muss. In der Regel beginnt der Anwender sofort mit der Installation der Software. Es gibt keinerlei Garantie und Haftung für die Funktion der Software. Während große Softwarehäuser für ihre ERP-Systeme einen qualifizierten Support für Notfälle bereitstellen und in der Regel 24/7 zur Verfügung stehen um dem Kunden bei einem Systemausfall zu helfen, ist der Open Source Anwender bei Problemen komplett auf sich selbst gestellt. Damit ist das betriebliche Risiko nicht kalkulierbar.
Eigene Erweiterungen können durch den offenen Quellcode eingebaut werden. Weicht man dabei aber von der Standard-Implementierung ab, ergeben sich Probleme bei Updates. Die Kosten der Implementierung sind in der Regel deutlich höher, als bei kommerziellen Systemen, auch wenn dies auf den ersten Blick nicht ersichtlich ist. In der Regel wird dies ausschließlich mit internen Ressourcen umgesetzt, die auf der Kostenseite nicht ins Projekt einkalkuliert werden und damit die Projektkalkulation „schön rechnen“. Man spricht hier von den sogenannten „Eh da“-Kosten. Interne Mitarbeiter kosten nichts, weil sie sind ja eh da. Rechnet man korrekt muss man hier mit erheblichen Einarbeitungszeiten rechnen, die ein professioneller Berater eines kommerziellen Systems bereits während seiner Ausbildung absolviert hat. ERP-Beratung und Prozessoptimierung bedarf großer Erfahrung mit Prozessen und Systemen, die man nicht durch einfache Einarbeitung erlangen kann.
Der Aufwand für die Installation und Inbetriebnahme ist in der Regel gering, da hier von der Community entsprechende Skripte und Dokumentationen zur Verfügung gestellt werden. Updates finden nicht regelmäßig statt, sondern so wie es die Entwickler vorgeben bzw. zeitlich dazu kommen. Es gibt auch keine Möglichkeit zum Beispiel gesetzlich relevante Features einzufordern.
Interne Ressourcen stehen bei der Implementierung von Open Source Systemen oft im Fokus. Wenn diese (oder dieser eine) Mitarbeiter – warum auch immer – plötzlich nicht mehr zu Verfügung steht, beginnt das ERP-System und damit die gesamte Organisation des Unternehmens zu wanken.

 

Weitere Aspekte bei der ERP-Auswahl

Open Source und die Cloud

Grundsätzlich gibt es den Spruch: „Es gibt keine Cloud. Es ist nur der Computer von jemand anders.“ Das ist prinzipiell richtig, aber nicht vollständig beschrieben. Moderne Cloud ERP Systeme (wie zum Beispiel SAP Business ByDesign und Infor ERP LN um die beiden Marktführer zu nennen) sind speziell für die Cloud entwickelt. Hier steht nicht einfach ein Computer, der mitsamt der Software an Kunden „vermietet“ wird. Neben der Infrastruktur im ERP-Backend – im wesentlichen Datenbank- und Anwendungsserver – kommen bei kommerziellen System viele weitere Aspekte zum tragen. Hier sind zu nennen:

  • Sicherheits-Aspekte
  • Load balancing und Ausbau bei höherer Last
  • Backup-Strategien
  • Mobiles Arbeiten über Apps für Tablet und Smartphone

Will man dies im eigenen Unternehmen auf Basis von Open Source ERP Systemen realisieren, so stößt man sehr schnell an Grenzen – sowohl auf Grenzen bzgl. verfügbarer Ressourcen, als auch verfügbarem Wissen. Eine interne IT-Abteilung kann niemals mit den Spezialisten mithalten, die bei den Top-Anbietern wie SAP oder Infor für den Betrieb und die Sicherheit der Infrastruktur sorgen. Gerade das Thema Sicherheit ist heutzutage im Focus. Der ständige Wettlauf zwischen Hackern und IT-Sicherheit kann eine kleine, noch so qualifizierte IT-Abteilung niemals gewinnen.

Insofern ist die Entscheidung für ein „eigenes“ Open Source ERP gleichzeitig die Entscheidung gegen eine echte Cloud ERP Lösung.

Optimieren von Prozessen

Bei der Einführung eines neuen ERP-Systems sollte niemals die Software im Mittelpunkt stehen. Letztendlich geht es bei einem ERP-System immer um die betrieblichen Prozesse und deren Optimierung. Die Einführung eines ERP-Systems bringt ein Unternehmen in die Spur um den geänderten Gegebenheiten des Marktes folgen zu können. Es geht nicht darum mit dem Markt mithalten zu können, sondern mehr darum den Markt durch flexible Prozesse und Systeme anzuführen. Zu Beginn eines ERP-Projekts – unabhängig ob Open Source ERP oder Cloud ERP und unabhängig vom gewählten System – sollte eine Analyse der Ist-Prozesse stehen und kritisch hinterfragt werden, ob diese noch zeitgemäß sind. In der Regel „macht man das schon immer so“. Die Einführung einer neuen ERP-Lösung ist dann genau der richtige Zeitpunkt dies zu hinterfragen. ERP-Systeme bilden Standard-Prozesse – auch End-to-End-Prozesse ab (zum Beispiel „Order to cash“ oder „Procure to pay“), die natürlich in weitem Rahmen konfigurierbar sind. Im Rahmen einer ERP-Einführung sollte man sich bei der Optimierung der Geschäftsprozesse an diese Standards halten, auch wenn der eine oder andere Anwender sich dagegen sträubt („So kann ich nicht arbeiten.“). Es wird die Einführung kurzfristig kompliziert machen, aber auf lange Sicht ist es definitiv der (einzig) richtige Ansatz.

Erweiterung durch weitere Systeme und Integration

Bei der Auswahl eines ERP-Systems sind auch die Möglichkeiten der Erweiterung und der Integration nicht zu unterschätzen. ERP-Systeme sind zentrale Systeme des Unternehmens, aber nie die einzige Komponente der Unternehmens-Infrastruktur. Insofern ist eine nahtlose Integration mit anderen Komponenten, nicht nice-to-have, sondern ein Muss bei der Beurteilung eines ERP-Systems. Open Source ERP Systeme punkten hier natürlich durch den verfügbaren Quellcode, so daß im Zweifelsfall eine Prüfung bis auf die Ebene der letzten Programmzeile möglich ist. Moderne Konzepte setzen auch sogenannte Middleware oder ESB (Enterprise Service Bus) um eine zentrale Datendrehscheibe für Unternehmensdaten zur Verfügung zu stellen.

Marktvergleich

Ein Marktvergleich ist bei Open Source ERP Systemen sehr schwierig, da kein Ansprechpartner bei den „Anbietern“ zur Verfügung steht, der die einzelnen Aspekte zum Vergleich aufbereiten kann. Insofern muss dieser individuell erarbeitet werden. Dazu sollte ein internes – nicht zu umfängliches – Lasterhaft erstellt werden, bei dem die einzelnen Anforderungen in drei Kategorien aufgeteilt werden.

  • „Must have’s“ sind Funktionen, die für den Betrieb unerläßlich sind. Man sollte hier aber nicht zu kritisch ins Detail schauen, ob die Ausgestaltung einer Funktion zu 100% den Anforderungen entspricht.
  • „Should have’s“ sind Features, die nicht unbedingt notwendig, aber sehr hilfreich sind.
  • „Could have’s“ sollten als Goodie zur Kenntnis genommen werden, nicht aber in die Bewertung des Systems einfließen.

Mit dieser Aufstellung gilt es dann die in Frage kommenden Systeme zu bewerten. Hat man nun eine detaillierte Bewertung erstellt, wird man auch zusätzliche Aspekte, wie zum Beispiel Entwicklungsaktivität der jeweiligen Open Source Lösung in die Bewertung einbeziehen. Dies ist bei vielen Open Source ERP Projekten öffentlich einsehbar.

Grundsätzlich ist es auch eine gute Idee beide Konzepte anhand der eigenen Anforderungen zu vergleichen. Bei den oben genannten Kostenaspekten muss man natürlich ehrlich zu sich selbst sein.

Am Ende steht dann eine individuelle Bewertung, die zur Entscheidung für oder wider eines Systems führt.

Open Source vs. Closed Source – ein Fazit

Ob ein Open Source ERP System eine echte Alternative für ein Unternehmen darstellt, lässt sich eigentlich recht leicht beurteilen. Sobald einer der oben unter den Nachteilen beschriebenen Eckpunkte zum Tragen kommt, sollte man eine professionelle Cloud ERP Lösung in Betracht ziehen. Insbesondere das betriebliche Risiko und die internen Kosten einer eigenständigen Software-Implementierung wird gerne unterschätzt.

Wenn es darum geht Einzelplatz-Anwendungen und „Mini-Warenwirtschaft-Systeme“ zu ersetzen, dann sind Open Source Systeme sicher eine Alternative. Bei größeren oder wachstumsorientierten Unternehmen sollte man aber auf jeden Fall ein modernes Cloud ERP System bei der Auswahl als Alternative in Betracht ziehen.

Sobald das ERP System eine kritische Komponente im Unternehmen darstellt sind Open Source ERP Systeme keine Option mehr. Dann sollte ein professionelles ERP-System die Geschäftsprozesse zukunftsfähig machen.

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