ERP – Die richtige Unternehmenssoftware für KMUs finden

Für kleine und mittlere Unternehmen (sogenannte KMUs) ergeben sich bei der Auswahl einer passenden ERP Unternehmenssoftware die Herausforderungen, viele Aspekte unter einem Hut zu vereinen, Kostenfallen zu vermeiden und nicht am falschen Ende zu sparen. Dieser Beitrag beschäftigt sich mit den verschiedenen Kriterien und Aspekten und den spezifischen Gegebenheiten der Marktführer SAP und Infor.

Die Auswahl des ERP-Anbieters: Langfristiges Denken geht vor kurzfristigen Kostenvorteilen

Die Anbieterauswahl Ihrer Unternehmenssoftware sollte auf eine langfristige Weiterentwicklung ausgerichtet sein, damit die Produktunterstützung sichergestellt werden kann. Ein niedriger Preis zerstreut zunächst viele Bedenken. Doch kleine Anbieter sind oftmals nur auf den ersten Blick interessant. Die Investition in ein neues ERP-System ist somit im Gesamtkontext zu sehen: Die Einrichtung eines neues ERP-Systems verursacht nicht nur externe Kosten für Software und Implementierung, sondern bindet auch viele interne Ressourcen für die gesamte Projektlaufzeit sowie danach.

Diese Investitionen und der interne Aufwand sollten langfristig – mindestens zehn Jahre – von Nutzen sein. In diesem Zeitraum ändern sich die Anforderungen an Geschäftsprozesse und Technologien möglicherweise grundlegend. Kleine Anbieter haben selten die Personalressourcen, um funktional und technisch ihre Software auf dem neuesten Stand zu halten. Dies ist zum Zeitpunkt der Implementierung jedoch noch kein Thema. Sicherheit gibt deshalb nur die Auswahl eines etablierten Anbieters, der entsprechende Ressourcen für Entwicklung, Support und Technologie-Themen zur Verfügung stellt.

Die Auswahl Ihrer Unternehmenssoftware: Vermeiden Sie die typischen Kostenfallen

Weitere wichtige Punkte sind die Funktionalität und Flexibilität eines Standard-ERP-Systems. In der Vergangenheit war es üblich, ERP-Systeme mit hohem Aufwand und durch Modifikation der Software anzupassen. Die Funktionalität sollte exakt den Geschäftsprozessen entsprechen. Dies hatte eine sehr teure Implementierung zur Folge und gleichzeitig den Effekt, dass spätere Updates nur mit erheblichem Aufwand und weiteren Kosten zu installieren waren.

So wurde nach der Implementierung in vielen Fällen und über mehrere Jahre auf Updates verzichtet. Die Kosten ähnelten denen einer Neuimplementierung. Deshalb ist bei der Auswahl eines ERP-Systems dieser Aspekt sehr wichtig. Ein neues ERP-System sollte möglichst viele Prozesse im Standard abbilden. Gleichzeitig sollte es flexibel sein, um möglichst optimal den Anforderungen des Unternehmens zu folgen. Es ist aus heutiger Sicht nicht mehr akzeptabel, fehlende Funktionalität durch eine Modifikation von Standard-Programmen herzustellen.

Ein weiterer Aspekt ist der Betrieb der Unternehmenssoftware. In der Vergangenheit lag ein großer Teil der Investition für ERP-Systeme in der Infrastruktur. Beispiele dafür sind Server-Hardware, Speicher, Stromversorgung und Kühlung sowie zusätzliche interne Ressourcen für den Systembetrieb. Dazu kamen noch Kosten für den Betrieb, zum Beispiel der Aufwand für die Instandhaltung oder regelmäßige Updates der Systeme.

Wie Updates und Backups für mehr Sicherheit sorgen

Unter dem Aspekt der Sicherheit ist ein regelmäßiges Update von Systemen unerlässlich: Ein Zugriff erfolgt schließlich größtenteils von außen. Dies bringt ein großes Gefährdungspotential mit sich: Kleine und mittlere Unternehmen wurden häufig Opfer von Hacker-Angriffen, da in der Regel weder die internen Ressourcen noch das Knowhow zur Absicherung der Systeme zur Verfügung stehen.

Auch das Thema Backup wird oft vernachlässigt. Zwar sind Backups vorhanden, aber es wurde kein echtes Konzept zur Wiederherstellung im Ernstfall definiert bzw. getestet. So kommt es häufig vor, dass erst nach einem Ausfall wichtiger Systeme festgestellt wird, dass die Backup-Strategie nicht funktioniert. Hier kommen die Cloud-ERP-Systeme ins Spiel. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen sind diese eine wesentlich bessere Alternative. Denn die meisten der oben genannten Punkte gehen dadurch in die Verantwortlichkeit des
Unternehmenssoftware Anbieters über.

Cloud vs. OnPremise – Verantwortlichkeiten für ihre Unternehmenssoftware

Basierend auf den oben angeführten Faktoren steht bei der Auswahl eines neuen ERP-Systems nun die Grundsatzentscheidung an: Cloud oder OnPremise. Unter OnPremise versteht man lokal installierte Systeme auf eigenen Servern, während Cloud-Systeme komplett vom Software-Anbieter zur Verfügung gestellt werden.

Man kann die Verantwortlichkeiten für die einzelnen Ebenen und Komponenten sehr leicht an einer Übersicht veranschaulichen. Die folgende Abbildung zeigt, welchen Mehrwert in Form reduzierten Aufwands ein Cloud-ERP-System gegenüber lokalen OnPremise-Systemen gerade für KMUs bietet:

Cloud vs. OnPremise

Bei einem klassischen OnPremise-System liegt die komplette Verantwortung beim Unternehmen. Im Gegensatz dazu beschränkt sich diese beim Cloud-System auf die Daten sowie deren Erfassung und Pflege. Dementsprechend reduzieren sich Aufwand und Kosten. Vor diesem Hintergrund ist dann auch die Kosten-Kalkulation zu sehen. Beim Cloud-System sind die laufenden Kosten mit einem fixen Betrag – in der Regel pro User und Monat – zu spezifizieren. Darüber hinaus fallen keine weiteren Kosten für den Betrieb an.

Die wichtigsten Eigenschaften und Vorteile von Cloud Lösungen

  • Stets zeitnahe Upgrades und Updates
  • Die Implementierungszeit gestaltet sich vergleichsweise gering
  • Es müssen keine eigenen IT-Mitarbeiter geschult werden
  • Sie benötigen kein weiteres Fachpersonal
  • Die Implementierung neuer Datensicherheitsprotokolle und -konzepte entfällt
  • Der Zugriff auf die Funktionen und Tools muss nicht extra sichergestellt werden
  • Hohe Flexibilität durch Skalierbarkeit
  • Fokus auf Ihre Kernkompetenzen
  • Erhöhte Mobilität, Zugänglichkeit und Nutzbarkeit
  • Optimierte Systemverfügbarkeit und gesicherte Notfallwiederherstellung
  • Transparente Kostenstruktur

Funktionen einer integrierten Unternehmenssoftware

ERP-Systeme werden häufig auch als integrierte Unternehmenssoftware bezeichnet, da sie zur Planung, Steuerung und Verwaltung der wesentlichen Funktionsbereiche des Unternehmens beitragen, wie zum Beispiel:

  • Customer Relationship Management (CRM)
  • Sales und Marketing
  • Personalwesen
  • Finanzwesen
  • Einkauf
  • Supply Chain
  • Fertigung und Planung
  • Lagerhaltung und Logistik
  • Projektmanagement
  • Analytics (BI)
  • und viele weitere Komponenten und Features

Sorgen Sie für entsprechende Schnittstellen

Ein ERP-System ist nie das einzige System im Unternehmen, aber immer der zentrale Punkt aller Unternehmensprozesse. Daher werden notwendige Schnittstellen und die Integration aller Software- und Hardware-Systeme im Unternehmen immer wichtiger: Durch die Anforderungen an die Konsistenz von Daten und Informationen wird dieser Aspekt immer relevanter. Moderne Systeme bieten dazu standardisierte Schnittstellen an. Über diese sogenannten APIs wird der Zugriff auf die Daten von außen ermöglicht.

In der Vergangenheit wurde häufig direkt auf Datenbank-Tabellen zugegriffen, lesend sowie schreibend. Dieser Ansatz sollte jedoch keinesfalls zum Einsatz kommen. Der Grund ist, dass eine Konsistenz der Daten so nicht gewährleistet werden kann. Die großen ERP-Anbieter haben dazu eigene, standardisierte Ansätze. Diese ermöglichen sichere Zugriffe auf ihre Systeme, welche auch bei Updates keinerlei Hürde darstellen. Deshalb ist bei der Auswahl eines ERP-Systems zu hinterfragen, welche Schnittstellen und Integrations-Technologien zur Verfügung stehen. Nur wenn hier ein klares und durchgängiges Konzept vorliegt, ist das ERP-System zukunftsfähig.

Aus diesen Überlegungen kommt man dann zu einem weiteren wichtigen Punkt: Den Kosten.

Mit welchen Kosten Sie rechnen müssen

Im Hinblick auf die Finanzierung kommt eine Kennzahl zum Einsatz, die alle Kosten eines ERP-Systems zusammenfasst. Es handelt sich um den sogenannten TCO (Total cost of ownership). Dabei unterscheidet man Anschaffungs- und Betriebskosten.

Zu den Anschaffungskosten eines ERP-Systems gehört die Finanzierung der notwendigen Hardware und Infrastruktur. Diese muss im Zusammenhang mit der Implementierung eines neuen ERP-Systems ebenso mehrfach erneuert werden. Die klar ersichtlichen Software-Kosten für Lizenzen und die jährliche Wartung müssen auch berücksichtigt werden. Darüber hinaus fallen auch Kosten für die Auswahl an. Diese können intern begründet sein oder sich auf externe Berater beziehen:

Denn ist das neue ERP-System ausgewählt, muss im Rahmen der Implementierung oftmals auch eine externe Beratung in Anspruch genommen werden. So können neben der technischen Implementierung auch die Konfiguration und Prozessoptimierung im jeweiligen Unternehmen umgesetzt werden. Auch sollte man Kosten für Projektmanagement, Datenmigration und Anwenderschulungen von Beginn an einkalkulieren.

Ein wichtiger Punkt sind an dieser Stelle auch interne Kosten. In ERP-Projekten wird der externe Aufwand wie oben beschrieben exakt durchkalkuliert. Auf dieser Basis wird ein Vergleich der Anbieter durchgeführt. Was allerdings in der Regel nicht beachtet wird, sind interne Kosten für das Projekt und den weiteren Betrieb. Ist ein ERP-System intuitiv bedienbar, so reduziert dies teilweise die internen sowie externen Kosten für das Training der Anwender.

OnPremise und Cloud im Kostenvergleich

Ist ein ERP-System flexibel, können Prozesse teils besser optimiert werden, sodass sich eine signifikante Verbesserung der internen Prozesse erreichen lässt. Zu den bereits genannten Betriebskosten wie Infrastruktur, Software-Wartung und regelmäßigen Updates kommen eventuell noch zusätzliche Kosten für Support und Hotline. Insbesondere im Hinblick auf die bereits erwähnte Weiterentwicklung der Software sind Update-Kosten auf jeden Fall frühzeitig bei der Auswahl eines Systems zu berücksichtigen.

Vergleicht man nun diese Kosten bei Cloud- und OnPremise-Systemen, zeigt sich deutlich der Kostenvorteil der Cloud. Den schwer kalkulierbaren Zahlen eines OnPremise-ERPs steht bei den laufenden Kosten ein fixer Betrag für die Nutzung des Cloud-ERP gegenüber. Auch Folgekosten sind deutlich reduziert, weil im monatlichen Betrag für das Cloud-System auch automatische Updates enthalten sind. Damit sind für das Unternehmen keinerlei zusätzliche Kosten oder Aufwand verbunden.

Enterprise Resource Planning – Empfehlungen für ERP Unternehmenssoftware im Mittelstand

Es gibt weltweit mehrere Dutzend Hersteller bzw. ERP Unternehmenssoftware Anbieter. Zu den renommiertesten Anbietern zählen z. B. SAP, Infor, Microsoft, Oracle, Odoo, Sage, Datev und Myfactory. Es gibt aber auch noch viele weitere ERP Anbieter. Geht es um integrierte Unternehmenssoftware für mittelständische Unternehmen mit Wachstumsbestrebungen, sind SAP Unternehmenssoftware und Infor ERP eine vorzügliche Wahl. Diese beiden Anbieter von ERP Unternehmenssoftware sind aufgrund ihrer hohen Funktionalität und der breiten Abdeckung besonders empfehlenswert.

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    Unternehmenssoftware Anbieter SAP

    Die im baden-württembergischen Walldorf ansässige SAP SE ist ein börsennotierter Softwarekonzern. Umsatzbezogen fungiert SAP als das größte europäische und weltweit als das drittgrößte Softwareunternehmen. SAP Unternehmenssoftware genießt einen ausgezeichneten Ruf. Gerade das Angebot an ERP-Anwendungen präsentiert sich dabei nicht nur äußerst vielfältig und vielseitig, sondern vor allem auch performance- bzw. leistungsstark, individuell skalierbar und ungemein nutzerfreundlich. Das deutsche Unternehmen bietet für kleine und mittelständische Unternehmen gleich zwei ERP Lösungen an:

    1. SAP Business ByDesign

    Die SAP Unternehmenssoftware Business ByDesign ist als SAP ERP Cloud Lösung für konzeptioniert, die von SAP SE als Software as a Service angeboten und betrieben wird. Vermarktet wird dieses SAP ERP System als flexible Branchenlösung für kleine und mittlere Unternehmen.

    Die komplett cloudbasierte Anwendung ist als einheitliche ERP Cloud Lösung strukturiert, die schnell wachsenden Unternehmen aus dem Mittelstand zu geschäftlichem Erfolg im Wettbewerb verhilft. Die SAP ERP Cloud Lösung steht dabei für einen schlanken Aufbau und schnell realisierbare Prozesse. So vermeidet die Anwendung unnötige Kosten und eine ausufernde Komplexität.

    Sämtliche Geschäftsbereiche Ihres Unternehmens lassen sich dabei anhand detaillierter Analysen zur Steigerung von Effizienz respektive Ertrag und bewährten Best Practices verknüpfen und mit automatisierten Prozessen versehen. Business ByDesign bietet Ihnen als SAP ERP Cloud Lösung dabei einen unmittelbaren Mehrwert und gewährleistet einen explizit hohen Grad an Agilität für die schnelle Nutzung neuer Geschäftsvorhaben und Business Chancen.

    2. SAP Business One

    Diese SAP Unternehmenssoftware ist als integrierte Unternehmenssoftware gestaltet, die sich exakt auf die jeweils individuellen Bedürfnisse von mittelständischen Unternehmen anpassen lässt. Die Anwendung setzt dabei auf vereinfachte Prozesse, um die Produktivität der Firmen aus dem Mittelstand zu steigern.

    Die integrierte Unternehmenssoftware Business One unterstützt Sie dabei, fundierte Entscheidungen auf Basis datengestützter Analysen und Prozesse zu treffen. Ziel ist es, Unternehmen zu einem erfolgreichen Wachstum zu pushen. Über 70.000 Unternehmen setzen dieses SAP ERP System bereits erfolgreich ein, wobei die Anwendung in 170 Ländern verfügbar ist, insgesamt 50 länderspezifische Versionen zur Verfügung stehen und 28 Sprachen integriert sind.

    Die Cloud stellt für diese Unternehmenssoftware die ideale Plattform für den modernen und zukunftsorientierten Mittelstand dar. Diese SAP ERP Cloud Lösung bietet Ihnen die gesamte Bandbreite an Vorzügen cloudbasierter Anwendungen im Vollumfang. Das Hosting erfolgt virtuell auf externen Servern. Dadurch fallen keine Kosten für eine eigene Serverstruktur an und Unternehmen haben stets Zugriff auf die aktuelle Softwareversion.

    3. SAP S4/HANA

    Hierbei handelt es sich zwar um kein ERP System für kleinere Unternehmen aber dafür eignet es sich bestens für größere Unternehmen bis hin zu Konzernen. S4/HANA ist ein modernes SAP ERP System, das mit integrierter KI (Künstliche Intelligenz) und maschinellem Lernen aufwartet. Die Bereitstellung erfolgt wahlweise on-premise, als zukunftsfähige SAP ERP Cloud Anwendung in einer privaten oder einer öffentlichen Cloud sowie in einer hybrid strukturierten Umgebung. Die Unternehmenssoftware bietet Ihnen eine große Anzahl an integrierten intelligenten Funktionen und Technologien.

    Neben der KI-Technologie und dem maschinellen Lernen punktet dieses SAP ERP System insbesondere auch durch die zahlreichen Möglichkeiten zu erweiterten Analysen. Die Anwendung transformiert Geschäftsprozesse in Form einer intelligent funktionierenden Automatisierung und läuft auf der mitführenden In-Memory-Datenbank SAP HANA. Das erlaubt Ihnen die zuverlässige Verarbeitung in Echtzeit. Ihnen steht dabei ein breites Spektrum an ERP-Funktionen zur Verfügung, die auf den modernsten Technologien und Automatisierungstechniken basieren.

    Mit dieser SAP Unternehmenssoftware gestalten Sie Ihre Geschäftsprozesse gezielt nach Ihren Wünschen und den jeweiligen Anforderungen um. Die jeweiligen Features, Funktionen und Tools erstrecken sich über alle Geschäftsbereiche, sodass jede Geschäftsthematik umfassend abgebildet wird. S4/HANA nimmt innerhalb der ERP-Lösungen von SAP die Rolle des Flaggschiffs ein.

    Unternehmenssoftware Anbieter Infor

    Infor hat seinen Hauptsitz in New York und ist weltweiter Unternehmenssoftware Anbieter für spezielle Industrien. Das Softwareunternehmen zählt mit SAP und Oracle zu den größten Herstellern im Bereich Unternehmenssoftware. Auch im Segment Enterprise Ressource Management bietet das Unternehmen mit seinen Infor ERP Anwendungen verschiedene Lösungen sowohl für kleine und mittlere Betriebe als auch für Großunternehmen an.

    Gerade im Hinblick auf branchenspezifische Cloud-Lösungen überzeugt das Unternehmen mit seiner modern gestalteten ERP Cloud Software. Dabei fokussiert sich Infor vor allem auf ERP Cloud Software für Firmen aus der diskreten und prozessorientierten Fertigung, für Großhändler auf KMU-Ebene sowie für mittelständische Dienstleistungsunternehmen, die ein durchgängiges Supply-, Personal-, Finanz- und Enterprise-Performance-Management benötigen. Das Hosting wird dabei konsequent über Amazon Web Services gewährleistet. Die ERP Cloud Software ist dabei in alle Richtungen schnell skalierbar, ohne dass sich die Benutzer Gedanken um Hosting und Management machen müssen.

    Auf diese ERP Cloud Software für KMU setzt Infor:

    1. Infor ERP XA

    Mit der ERP Software Infor XA bietet Infor eine Unternehmenssoftware, die explizit auf Unternehmen der diskreten Fertigung zugeschnitten ist. Infor XA bietet eine hohe Flexibilität und Anpassbarkeit auf Ihre Geschäftsprozesse. Mit vielfältigen Funktionen, Features und Integrationsmöglichkeiten können alle Geschäftsbereiche nahtlos abgedeckt werden. Der Lösungsumfang ist genau auf die Bedürfnisse der Branche zugeschnitten und löst Herausforderungen wie hochvolumige Serienfertigung, Engineer-to-Order (ETO) oder Configure-to-Order (CTO) im Vergleich zu anderen ERP-Systemen problemlos. Die Steuerung und Planung von Produktionsabläufen, Kostenkalkulation, Abbildung aller Prozesse in Echtzeit sowie komplette Transparenz über alle Geschäftsprozesse gelingen unkompliziert und bieten Ihnen die Möglichkeit die Produktionsqualität zu steigern und gleichzeitig Ihre Kosten zu senken.

    Hier erfahren Sie mehr über Infor XA

    2. Infor ERP LN

    Mit der ERP Cloud Software LN bietet Infor eine Unternehmenssoftware, die explizit auf Unternehmen der diskreten Fertigung zugeschnitten ist. Infor LN sorgt dabei für eine kostengünstige und schnelle Bereitstellung vielfältiger Funktionen und Features, die alle Bereiche abdecken. Der Fokus der Unternehmenssoftware Infor LN liegt dabei auf dem Finanzwesen, dem Qualitätsmanagement, dem Auftragsmanagement, dem Servicemanagement, dem Projektlebenszyklusmanagement sowie auf der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern. Branchenspezifische und jeweils kontextbezogene Analysen unterstützen Ihr Unternehmen bei der Sammlung von sämtlichen relevanten Echtzeitdaten sowie der Überwachung von Kennziffern bzw. -zahlen. Die Infor ERP Lösung verbessert zudem die Kommunikation mit Geschäftspartnern unabhängig vom Standort und Volumen.

    Hier erfahren Sie mehr über Infor LN

    3. Weitere Unternehmenssoftware von Infor

    Infor LN, Infor XA und die Infor CloudSuites bilden quasi die Speerspitze des ERP-Portfolios von Infor. Mit Infor CloudSuite Financials und Infor CloudSuite Industrial Enterprise (SyteLine) deckt der Unternehmenssoftware Anbieter noch viele weitere Bereiche komplett ab. Die Bandbreite an Aufgabengebieten respektive Funktionalitäten reicht hier von der Projekt- und Finanzbuchhaltung, dem Einkauf- und Vertragsmanagement sowie Asset- und Cash-Management über Finites APS und dem Service- und Qualitätsmanagement bis hin zur Bestands- und Lagerverwaltung oder auch dem Rabattmanagement.

    Jedes Infor ERP wird zusätzlich mit der Middleware Infor OS ausgestattet und ermöglicht nicht nur die nahtlose Integration von Infor Anwendungen sondern bietet viele weitere Möglichkeiten zur Systemintegartion und öffnet dadurch neue Türen für digitale Prozesse.

    Fazit: Ein ERP-System ist die Unternehmenssoftware der Wahl

    Die Auswahl und Implementierung eines neuen ERP-Systems ist für kleine und mittlere Unternehmen oft ein schwieriges Unterfangen. Diese Entscheidung hat starke Auswirkungen auf die weitere Entwicklung der Geschäftsprozesse und des gesamten Unternehmens. Beachtet man aber einige grundlegende Faktoren, wird die Neuimplementierung eines modernen ERP-Systems zu optimierten Prozessen und zu einer deutlich verbesserten Wettbewerbsfähigkeit führen.

    KMUs haben gegenüber größeren Wettbewerbern den Vorteil der Schnelligkeit und Flexibilität. Wenn dieser Vorteil durch ein optimales ERP-System unterstützt wird, ist eine deutliche Verbesserung der Marktposition die Folge.

    OpenSource ERP – Wegweiser zum optimalen ERP-System
    SAP ERP Systeme – Definition und Vorteile
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