Optimierung der Lohnabrechnung und Cashflow mit Hexagon Xalt

Unternehmen haben heute große Herausforderungen im Bereich der Digitalisierung vor sich.

Viele Probleme wie veraltete Technologien, manuelle oder auch papierbasierte Prozesse erschweren nicht nur die alltägliche Arbeit, sondern haben auch zur Folge, dass der Überblick verloren geht.

Hexagon Xalt Plattform

Hexagon Xalt ist eine Plattform, die es dem Anwender ermöglicht durch Mobile Lösungen im Bereich von Applikationen und Integrationslösungen seine IT-Systemlandschaft nicht nur schlanker zu gestalten, sondern auch zu modernisieren.

Mit Elementen wie Apps, einer Cloud Umgebung, Visualisierungstools oder Dashboards sowie diversen Möglichkeiten zur Software- und Hardwareanbindung treiben Xalt Anwender den technischen Fortschritt innerhalb ihres Unternehmens heute voran.

Ob Xalt als eine webbasierte Anwendung auf einem PC oder Laptop oder als App auf mobilen Endgeräten wie Smartphones oder Tablets genutzt wird, ist dabei egal. Unternehmen können diese Anwendungen an ihre Systeme wie ERP und Datenbanken anbinden und durch einen sicheren Echtzeit-Zugang auf Unternehmensdaten, -anwendungen und -inhalte zugreifen oder diese ergänzen.

Hierbei arbeitet die Hexagon Xalt Plattform im Hintergrund und stellt die Technologie bereit. Dadurch ist es möglich mit der Xalt Technologie mit minimalem Aufwand eine App zu erstellen

Um eine sichere Verbindung zwischen den Daten im lokalen Netzwerk und der Xalt Cloud Plattform herzustellen, wird das Xalt Connector Gateway verwendet. Diese Software wird in der DMZ (Demilitarisierte Zone) installiert und funktioniert ähnlich wie ein Proxy. Über ihn wird eine sicher verschlüsselte Verbindung zwischen den internen Systemen und der Xalt Cloud Plattform hergestellt.
Ein weiterer Punkt, der die Sicherheit der eigenen Daten in der Xalt Cloud Plattform unterstützt ist, die Tatsache, dass keine Daten der angebundenen Systeme gespeichert werden. Sobald der Benutzer mit der Arbeit am mobilen Endgerät beginnt, werden alle Daten in Echtzeit abgerufen, sobald sie benötigt werden. Dies Bedeutet, dass keine Daten aus dem ERP System, Datenbank oder einer anderen Anwendung dauerhaft in der Xalt Cloud Plattform gespeichert werden.

Sollten Xalt-Server durch eine hergestellte Verbindung dazu befähigt sein mit den internen Systemen zu kommunizieren, kann der „App-Builder“ von Xalt verwendet werden.

Dieser „App-Builder“ kann die Daten auswählen, die man einem oder mehreren Endbenutzern zeigen möchte. Daraus wird dann eine „App“ erstellt, die den Zugriff auf diese Daten ermöglicht. Die Datenobjekte, die daraus resultieren, können auf dem entsprechenden Endgerät bereitgestellt werden. Durch den Low-Code Aufbau des Xalt Frameworks kann dies ohne große Programmieraufwände bewerkstelligt werden.

Eigene Apps, die einmal in der Xalt Cloud Plattform erstellt wurden, sind dann automatisch auf allen Desktop Endgeräten im Browser nutzbar. Zudem gibt es native Apps für Android und IOS in denen die Apps auch verfügbar sind. Es ist nicht notwendig hier eine separate Entwicklung für Desktop und mobile Endgeräte durchzuführen. Jedoch möglich, wenn man speziell Abläufe für die Arbeit auf dem Smartphone oder Tablet optimieren möchte.

Sowohl kleine als auch mittelständische Unternehmen nutzen diese cloudbasierte Plattform, um durch den gegebenen Baukasten eigene Applikationen zu erstellen.  Sie können somit diverse Usecases in verschiedenen Unternehmensbereichen (Fertigung, QM, Instandhaltung, SCM, HR, Asset Management) abdecken

Wir beschreiben hier einen Usecase von Hexagon Xalt Integration bei einem technologischen Dienstleister. Dieser macht es sich zur Aufgabe Unternehmen in den Bereichen Vernetzung und Kommunikation voranzubringen. Hierbei gab es vielerlei Herausforderungen für Hexagon Xalt. Mit Kunden an mehreren Standorten war somit auch die Belegschaft an mehreren Standorten tätig.
Die Prozesse innerhalb der Lohn- und Gehaltsabrechnung, im Englischen Payroll genannt, wurden ziemlich komplex und deshalb stützte sich das Unternehmen hierbei auf einem 35-stufigen manuellen Gehaltsabrechnungsprozess.

Dieser Prozess erforderte die Eingabe jeder Aufgabe zweimal und Informationen werden aus drei separaten Datenbanken gezogen, da das ERP-System nicht an alle beteiligten Systeme im Payroll Prozess angebunden war.

Um IT-Dienstleistungen zu erfassen und abzurechnen, verwendet das Unternehmen eine webbasierte All-in-one Software.

Sobald Dienstleistungen in der All-in-one Software erfasst wurden, waren zusätzlich weitere manuelle Dateneingaben für den Payroll Prozess in einer ERP Software erforderlich. Gleichzeitig mussten Änderungen ins ERP auch redundant wieder in die der All-in-one Zeiterfassung übertragen werden.

Die jeweils doppelseitige manuelle Dateneingabe war hier anfällig für Fehler und führte oft zu einer verspäteten Abrechnung, was sich negativ auf den Cashflow im Unternehmen auswirkte.

Zur Bewältigung dieser Herausforderung wurden Lösungen von Xalt Integration verwendet, um die Prozesse der Dienstleistungserfassung aus der einen Software und dem Payroll (Lohn- und Gehaltsabrechnung) im ERP miteinander zu integrieren.

Hierbei synchronisierte Xalt Integration die Informationen, die sich in beiden Systemen befanden, und beseitigte somit die unnötige Prozessduplizierung sowie manuelles Datenhandling.

Als Bindeglied zwischen den beiden Softwares konnte Xalt dem Dienstleister somit einen genauen Überblick über das eingesetzte Personal, deren investierte Arbeitszeiten, die abzuarbeitenden Aufträge sowie die abzurechnenden Verbindlichkeiten ermöglichen.
Dadurch wurde nicht nur die Effizienz der Prozesse gesteigert, sondern auch Fehler minimiert. Die manuelle Dateneingabe konnte erheblich reduziert werden.

Vorteile der Einführung von Xalt

Die Einführung von Xalt brachte hier für den Kunden eine Vielzahl positiver Aspekte mit sich:

• Automatisierter Payroll Abrechnungsprozess
• Reduzierte administrative Aufwände
• Kürzere Abrechnungszyklen
• Verbesserung des Cashflows
• Verbesserung der Datenintegration
•  Reduzierte Abwicklung des Payroll Prozesses
• Zuverlässige, genaue und leicht anpassbare Daten
• Prozess wurde vereinfacht und ist replizierbar
• Echtzeit Übersicht über die einzelnen Projektkosten und des Status eines jeweiligen Projekts
• Befähigung der Führungsebene sich auf strategische Initiativen zu fokussieren anstatt auf operative Problemstellungen
  

Angelehnt ist dieser Beitrag auf diese Fallstudie Hexagon_XS_Kidwell_Case_Study_en_2021.pdf. Für weitere Informationen verweisen wir gerne auch auf die Webseite unserer Partner Xalt | Hexagon.