ERP-Einführung – der Ablauf vom Lastenheft bis Go-Live

Bevor ein Unternehmen sich für ein bestimmtes ERP-System entscheidet, müssen zunächst die Anforderungen definiert werden. Hierfür wird ein Lastenheft erstellt, das die Funktionalitäten und Prozesse beschreibt, die das System abdecken soll. Dieses Dokument bildet die Basis für die spätere Auswahl des passenden ERP-Systems.

Nachdem das Lastenheft erstellt wurde, kann die Suche nach einem passenden ERP-System beginnen. Dabei sollten verschiedene Anbieter und ihre Systeme miteinander verglichen werden. Wichtige Kriterien bei der Auswahl sind die Funktionalität, die Skalierbarkeit, die Integration mit anderen Systemen und die Benutzerfreundlichkeit. Auch der Preis spielt eine wichtige Rolle bei der Entscheidung.

Sobald das passende ERP-System ausgewählt wurde, muss es an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Hierbei geht es um die Konfiguration des Systems, die Anpassung der Geschäftsprozesse und die Integration mit anderen Systemen. Wichtig ist es hierbei, dass alle Abteilungen des Unternehmens involviert sind, um sicherzustellen, dass das System für alle Beteiligten effizient genutzt werden kann.

Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter das neue System effektiv nutzen können, ist eine umfassende Schulung notwendig. Hierbei sollten nicht nur die technischen Aspekte, sondern auch die Prozesse und Workflows im Unternehmen berücksichtigt werden. Eine gute Schulung kann dazu beitragen, dass das ERP-System schnell und erfolgreich implementiert wird.

Bevor das ERP-System in Betrieb genommen wird, muss es umfangreich getestet werden. Hierbei geht es nicht nur um die technische Funktionalität, sondern auch um die Anpassung an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens. Im Rahmen des Testens können Schwachstellen und Optimierungspotenziale identifiziert werden, die vor dem Go-Live behoben werden sollten.

Nachdem das ERP-System erfolgreich getestet wurde, kann es in Betrieb genommen werden. Wichtig ist es, dass alle Mitarbeiter über die Umstellung informiert werden und dass es während der Umstellung auch keinesfalls zu Geschäftsunterbrechungen kommt. Eine gute Vorbereitung bzw. Planung können dazu beitragen, dass der Go-Live reibungslos verläuft.

Eine ERP-System-Einführung kann viele Chancen für ein Unternehmen bieten. Durch die Integration der Geschäftsprozesse in einem System können Informationen schneller und effizienter ausgetauscht werden. Das System ermöglicht eine bessere Planung und Steuerung der Ressourcen, was zu einer höheren Effizienz und Produktivität führen kann. Auch die Transparenz der Prozesse kann erhöht werden, da alle Informationen zentral erfasst werden und in Echtzeit verfügbar sind. Zudem kann ein ERP-System eine bessere Entscheidungsgrundlage liefern, da alle relevanten Daten in einem System zusammengeführt werden.

Eine weitere Chance einer ERP-System-Einführung ist die Standardisierung von Prozessen. Durch die Anpassung der Prozesse an das System können ineffiziente oder überflüssige Schritte eliminiert werden. Dies kann zu einer Reduzierung der Prozesskosten und einer erhöhten Konsistenz der Ergebnisse führen.

Ein weiterer Vorteil eines ERP-Systems ist die Möglichkeit der Integration mit anderen Systemen. So können beispielsweise Daten aus dem Vertriebssystem in das ERP-System integriert werden, um einen besseren Überblick über den gesamten Geschäftsprozess zu erhalten.

Die Einführung  eines ERP-Systems birgt jedoch auch einige Risiken sowie Herausforderungen. Ein häufiges Problem ist die Unterschätzung des Aufwands und der Kosten, die mit der Einführung eines ERP-Systems verbunden sind. Auch die Abhängigkeit von einem einzigen System und Anbieter kann ein Risiko darstellen, insbesondere wenn es zu Störungen oder Ausfällen kommt.
Ein weiteres Risiko ist die mangelnde Akzeptanz und das fehlende Engagement der Mitarbeiter. Die Umstellung auf ein neues System erfordert in der Regel eine Veränderung der Arbeitsabläufe und Prozesse, was von vielen Mitarbeitern als belastend empfunden werden kann. Eine umfassende Schulung und Kommunikation kann dazu beitragen, diese Herausforderungen zu überwinden.
Ein weiteres Risiko einer ERP-System-Einführung ist die mangelnde Passung des Systems zu den spezifischen Anforderungen des Unternehmens. Insbesondere bei komplexen Geschäftsprozessen kann es schwierig sein, das ERP-System optimal anzupassen. Eine sorgfältige Analyse und Anpassung der Prozesse kann dazu beitragen, dieses Risiko zu minimieren.