Automatisierte Rechnungsverarbeitung in SAP ByD

Wir zeigen in diesem Beitrag die einfache Automatisierung von Rechnungsdokumenten in SAP Business ByDesign. SAP Business ByDesign ist ein cloudbasiertes ERP-System für kleine und mittelständische Unternehmen (kurz KMU).

Der Funktionsumfang von SAP Business ByDesign reicht von Fertigung, dem Vertrieb über Personal und Projektmanagement weit hinaus. Auch für Dienstleister haben wir die perfekte Lösung. Die Möglichkeiten von SAP sind vielfältig. 

Extraktion von Dokumenteninformationen in Business ByDesign

Stellen Sie sich öfters die Frage, ob die Lieferantenrechnungsverarbeitung Ihres Geschäfts überschaubar ist?

Oder möchten Sie Ihre manuelle Rechnungsverarbeitung automatisieren und Ihr Geschäft beschleunigen?

Hier erfahren Sie, wie intelligent das Scannen von Rechnungen mit SAP ByDesign ist, die SAP ERP Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen.

Trotz der zahlreichen Lösungen für den elektronischen Datenaustausch, viele Unternehmen verlieren viel Zeit und viel Geld dabei ihre Geschäftsbelege manuell zu verarbeiten, da hier die Herausforderung besteht, die diversen Geschäftsdokumente zu erkennen wie z.B. Lieferantrechnungen oder Gutschriften, die Daten zu extrahieren und sie mit Ihrer relevanten Geschäftsdaten zu vergleichen.

Wir werfen hier einen Blick auf den Prozess in SAP Business ByDesign und zeigen Ihnen, wie Sie mithilfe des Intelligenten Services „SAP-Service Extraktion von Dokumenteninformationen“ Ihre Lieferantenrechnungsverarbeitung automatisieren können.

Was ist „SAP-Service Extraktion“ von Dokumenteninformationen in Business ByDesign?

Die Extraktion von Dokumenteninformation ist ein intelligentes Machine Learning, das Sie unterstützen kann, verschiedene Dokumente elektronisch zu verarbeiten. Sie können die extrahierten Informationen beispielsweise verwenden, um Verbindlichkeiten, Rechnungen oder Zahlungseingänge automatisch zu verarbeiten. Dabei können Sie gleichzeitig sicherstellen, dass Rechnungen und Verbindlichkeiten übereinstimmen.

Prozessbeschreibung

Wenn Sie Ihre Lieferantenrechnungen im PDF-Format im System hochladen, werden die hochgeladenen Belege vom System unter Verwendung des Service „Extraktion von Dokumentinformationen“, gescannt. Dann schlägt das System die Werte zum Anlegen der Rechnungen vor. Die gescannten Werte werden anhand der Momentaufnahme vom hochgeladenen Beleg überprüft und bearbeitet.

Wie laden Sie im SAP ByD System Lieferantenrechnungen hoch?

• Direkt in SAP Business ByDesignIn der Ansicht Scannen von Rechnungen des Work Centers Rechnungsprüfung können Sie Lieferantenrechnungsbelege im PDF-Format hochladen, um Lieferantenrechnungen im System anzulegen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit Dateien via Massenupload hochzuladen in SAP Business ByDesign.
• Über SAP- Kommunikationsassistenten

Was ist der SAP-Kommunikationsassistent?

Der SAP-Kommunikationsassistent ist ein Desktopintegrationstool, welches es Ihnen ermöglicht die Kommunikation mit Geschäftspartnern über Kommunikationskanäle wie E-Mail durchzuführen und stellt Ihnen Geschäftskontextinformationen zur Verfügung, die für einen Geschäftspartner und Workflow relevant sind.

Wie laden Sie den SAP-Kommunikationsassistent herunter?

Der SAP-Kommunikationsassistent kann direkt von der Startseite in SAP Business ByDesign über die Ansicht „Self-Services“ installiert werden.

Prozessoptimierung

Sehr komfortabel ist es die Wahl zu haben, Ihre ERP-Lösung auf Basis neuer Entscheidungen einfach zu modifizieren. Um den Prozess zu optimieren, müssen folgende Optionen im SAP BYD Lösungsumfang ausgewählt sein.

Prozessablauf

In SAP Business ByDesign 

In der Ansicht Scannen von Rechnungen des Work Centers Rechnungsprüfung können Sie Lieferantenrechnungsbelege im PDF-Format hochladen, um Lieferantenrechnungen im System anzulegen.

Geben Sie hier Ihr Unternehmen ein und wählen Sie Ihre PDF-Datei aus:

Starten Sie anschließend den Prozess zur automatischen Rechnungsverarbeitung:

Wenn das Scannen abgeschlossen ist, können Sie die gescannten Daten überprüfen und Ihre Rechnung ohne manuelle Eingabe anlegen:

Über den SAP-Kommunikationsassistenten

Die Lösung unterstützt die Upload Funktion über den Kommunikationsassistenten durch die erforderlichen Einstellungen und die Standardlogik des Unternehmens – durch die Ermittlung des Unternehmens des Benutzers, der am Kommunikationsassistenten angemeldet ist.

Wählen Sie für die Lösung zum Scannen von Rechnungen im SAP-Kommunikationsassistenten die folgenden Einstellungen für das Scannen von Rechnungen:

• Service für gescannte Rechnungen aktivieren
• Nur PDF-Dateien hochladen
• Speicherort des überwachten Ordners

Jetzt müssen Sie nur noch Ihre Lieferantrechnungen (PDF-Dateien) kopieren und in Ihren überwachten Ordner einfügen, der Scanvorgang startet automatisch und Sie können alle Rechnungen in der Ansicht Scannen von Rechnungen des Work Centers Rechnungsprüfung überprüfen.

Zusammenfassung Rechnungsverarbeitung in SAP Business ByDesign

Wir als MJR GmbH in Knittlingen, sind Ihr zuverlässiger Partner, um die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen voran zu treiben.
Als Ansprechpartner stehenwir Ihnen bei der Implementierung & Vernetzung Ihrer ERP-Software zur Seite. Sprechen Sie mit uns: wir haben die passende Digitallösung!

Bei Fragen zur Automatisierung von Dokumenten mit SAP Business ByDesign oder allgemeinen Fragen zum Thema SAP Business ByDesign sprechen Sie uns einfach an.