SAP ERP Systeme – Definition und Vorteile

Die Geschäftsressourcenplanung stellt für Unternehmen einen wesentlichen Erfolgsfaktor dar. Mit einem SAP-Cloud ERP kann der Erfolg schnell realisiert werden.

SAP Software wird bereits seit Jahrzehnten von Unternehmen aus der ganzen Welt genutzt. Um die eigenen Geschäftsprozesse zu unterstützen und zu optimieren, spielen insbesondere Enterprise Resource Planning-Systeme eine entscheidende Rolle. Als Marktführer setzt hierbei gerade das deutsche Unternehmen SAP Akzente und Maßstäbe. Mit einer SAP-Cloud ERP-Software lassen sich sämtliche Geschäftsprozesse detailliert abbilden. In welchen Fällen ein SAP-Cloud ERP-System oder etwa ein hybrider Ansatz helfen können und welche Möglichkeiten die SAP Software Unternehmen offenbart, haben wir im folgenden Text für Sie skizziert.

Was genau bedeutet ERP?

Der Begriff ERP steht für Enterprise Resource Planning. Vereinfacht ausgedrückt, steuern Unternehmen im Rahmen von ERP die im Unternehmen vorhandenen Ressourcen. Dazu zählen in erster Linie, im Rahmen eines ERP-Systems, Kapital, Betriebsmittel und Mitarbeiter. Der Einsatz der Ressourcen muss strategisch und taktisch im Zuge von dispositiven, administrativen sowie kontrollierenden Tätigkeiten gesteuert werden. Folgende Ziele haben dabei Priorität:

  • die Optimierung der organisatorischen Strukturen und Abläufe
  • die Anpassung an Unternehmens- und Marktveränderungen
  • die Verbesserung der Funktionalität von Geschäftsprozessen

ERP-Systeme sind unverzichtbar in der heutigen Entscheidungspraxis

Das gesamte Aufgabenfeld in einem modern strukturierten Unternehmen präsentiert sich sehr komplex. Daher unterstützen rechnergestützte ERP-Systeme das Top-Management bei allen anliegenden Planungs- und Steuerungsaufgaben.

Im Fokus steht dabei vor allem die Steigerung der Geschwindigkeit des Informationstransfers und damit von Entscheidungen und Maßnahmen. Gerade hinsichtlich der Wettbewerbsfähigkeit stellt die Schnelligkeit also einen wesentlichen Faktor für den Geschäftserfolg dar: Sobald Prozesse ausgebremst werden, verlieren sie an Effektivität. Dies hat wiederum zur Folge, dass das Unternehmen Verluste verbucht.

Ohne den Einsatz leistungsfähiger Hardware und intelligenter Software mangelt es in der Regel an Geschwindigkeit, mit der alle erforderlichen Daten und Informationen bereitgestellt werden. Mit Enterprise Resource Planning Systemen wird der Informationstransfer dagegen optimiert. So laufen auch die Prozesse wieder effektiv und es kann mehr Umsatz generiert werden. Aus der heutigen Entscheidungspraxis sind ERP-Systeme nicht mehr wegzudenken.

Marktführer SAP bildet sämtliche Kernprozesse in einem System ab

Mittlerweile gibt es zahlreiche Anbieter von ERP-Software bzw. ERP-Systemen. SAP hat sich als marktführender ERP-Software-Anbieter etabliert. Das System ermöglicht es Unternehmen, sämtliche Geschäftsprozesse in einer integrierten Umgebung zu planen und zu betreiben. Dabei stehen die folgenden Kernprozesse der Unternehmen im Fokus: Beschaffung, Produktion, Logistik, Finanzen, Buchhaltung, Vertrieb und Personalwesen. Es lassen sich aber jederzeit auch andere bzw. weitere Bereiche integrieren, sodass ein System letztendlich alle Prozesse abbildet.

Dank der Integration aller relevanten Unternehmensbereiche fließen die Informationen und Daten von einer SAP-Einheit zur anderen. Eine redundante Dateneingabe ist daher nicht mehr erforderlich. Das erleichtert beispielsweise gerade den effizienten Einsatz von Maschinen, Arbeitskräften und anderen Ressourcen sowie von Fertigungskapazitäten. Zudem unterstützt SAP ERP-Systeme das jeweilige Unternehmen bei der Kontrolle und Erfüllung von Prozess- und Finanzprüfungen sowie von gesetzlichen Vorgaben.

SAP Business ByDesign: Einfache Bedienung durch nutzerfreundliche Oberflächen

Während klassische ERP-Lösungen in den meisten Fällen eine gewisse Einarbeitungszeit voraussetzen und dazu häufig unübersichtliche Oberflächen für die Anwender bieten, schlägt SAP Business ByDesign hier mit seinen intelligenten SAP-Funktionen einen anderen Weg ein. So gestaltet das Unternehmen aus dem baden-württembergischen Walldorf die Oberflächen seiner ERP-Systeme besonders nutzerfreundlich.

Dadurch haben die Anwender einen direkten und stets schnellen Zugriff auf alle wichtigen Informationen. In Kombination mit mobilen Architekturen, In-Memory-Computing, dem maschinellen Lernen und anderen technologischen Neuheiten bleiben Unternehmen auf diese Weise unabhängig von der Komplexität handlungsfähig.

So funktionieren SAP ERP-Systeme

SAP Business ByDesign ist dabei nicht als ein einziges starres System aufgebaut. Vielmehr handelt es sich bei der ERP-Unternehmenssoftware von SAP um einen ganzen Verbund von Anwendungen, die alle eine gemeinsame Datenbank nutzen. Die einzelnen Anwendungen werden als ERP-Module bezeichnet. Jedes Modul ist dabei auf einen spezifischen Geschäftsbereich ausgelegt.

Sie fungieren allerdings nicht autark bzw. unabhängig voneinander, sondern weisen eine enge Verzahnung auf. Das ist die Basis dafür, alle für ein Unternehmen relevanten Geschäftsfelder über ein einziges SAP-System zu steuern. Je nach Aufgabenstellung und Bedarf können einzelne Module hinzugefügt oder auch wieder entfernt werden.

Dadurch können Unternehmen das System immer genau mit den Bestandteilen und Komponenten ausrüsten, die sie tatsächlich für ihre Geschäftstätigkeit und -vorhaben benötigen.

SAP Business ByDesign verhindert Redundanzen und Inkonsistenten

SAP Business ByDesign und damit auch die einzelnen bzw. verschiedenen Module sowie die zugehörigen SAP-Funktionen verfügen über dieselbe Datenbasis. Dadurch können sie jederzeit untereinander kommunizieren. Integrative ERP-Systeme von SAP sind dabei sowohl in den einzelnen Funktionsbereichen bzw. Fachabteilungen als auch in abteilungsübergreifenden Grundfunktionen ganzheitlich abgebildet. Das verhindert Redundanzen und Inkonsistenten, die ansonsten durch die isolierte Bearbeitung von Aufgaben durch einzelne Unternehmensabteilungen zustande kommen.

Dies wird als Insellösung bezeichnet. Die Entwicklung von SAP Business ByDesign und die mehrwertigen SAP-Funktionen haben dieser Philosophie maßgeblich entgegengewirkt. Durch die enge Verzahnung von unternehmensübergreifenden Aufgaben, Abläufen und Prozessen ist somit die effektive Arbeitsteilung und die ganzheitliche Steuerung in den Fokus gerückt.

Die SAP ERP Module im Überblick

1. SAP ERP Financials

Hierbei handelt es sich um die Module zum Rechnungswesen. Integriert sind zum Beispiel ERP-Lösungen für folgende Bereiche:

  • Finanzwesen (einschließlich entsprechender Komponenten beispielsweise zur Anlagen- und Bankbuchhaltung, Hauptbuchhaltung, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie zum Reisemanagement etc.)
  • Kostenrechnung (einschließlich entsprechender Komponenten zur Ergebnis- und Marktsegmentrechnung oder auch Gemein- und Produktkostenrechnung etc.)
  • Finanz- und Investitionsmanagement
  • Immobilienmanagement
  • Unternehmenscontrolling

2. SAP ERP Logistics

Als modern ausgerichtete Software-Lösungen setzen die SAP Logistik Lösungen auf drei wesentliche Faktoren. Zum einen soll die Arbeit mit SAP ERP Logistics effizientere Prozesse und damit für Kostenreduktion sorgen. Zum anderen geht es um die Optimierung des Nutzens von Produkten und Leistungen. Außerdem steht SAP ByDesign Logistik Modul für eine erhöhte Flexibilität. Diese hilft Unternehmen dabei, stets zeitnah auf Veränderungen von Markt und Umfeld zu reagieren, was die Time-to-Market entscheidend verkürzt.

Gerade das Modul Materialwirtschaft zählt zu den am häufigsten verwendeten Modulen im Bereich SAP ERP Logistics. Hierbei handelt es sich um ein Warenwirtschaftssystem, mit dem Materialflüsse detailliert geplant und gesteuert werden können. Neben diesem Modul stehen im Rahmen von SAP ERP Logistics zum Beispiel auch Module zur Lagerverwaltung, zum Versand und Transport, zum Qualitätsmanagement, zur Produktionsplanung und -steuerung oder auch zur Instandhaltung sowie zum Lieferantenmanagement zur Verfügung.

3. SAP ERP Human Capital Management

Dieses Modul richtet seinen Fokus auf das Personalwesen. Integriert sind dabei relevante Themen- und Aufgabenbereiche, wie zum Beispiel das Personalmanagement sowie die Personalbeschaffung und -entwicklung. Anwender finden darüber hinaus aber auch Module für die Fortbildungsplanung, die Zeiterfassung und die Abrechnung von Personalkosten.

4. Modul Supply-Chain-Management

Das SAP Business ByDesign Modul für die Steuerung von Finanz-, Material- und Informationsflüssen im Hinblick auf die Lieferketten realisiert eine unternehmensübergreifende Koordination aller Beteiligten entlang der gesamten Wertschöpfungskette.

Das System dient also dazu, sämtliche Prozesse transparent abzubilden und über eine zentrale Plattform zu steuern. Anwender erhalten alle Informationen Veränderungen, Probleme und Updates in Echtzeit. Dadurch können sie aktiv planen und schnell handeln bzw. auf Vorkommnisse reagieren. Durch die Anbindung aller relevanten Multiplikatoren besteht zu jeder Zeit Zugriff auf alle benötigten Daten. Die Kommunikation und der Datenaustausch erfolgt über SAP Business ByDesign als zentrale Plattform. Dadurch wird die jeweilige Supply Chain durch die zentrale Prozesssteuerung abgesichert.

5. Anwendungsübergreifende Module

SAP bietet weitere nützliche Tools in Form von anwendungsübergreifenden Modulen. Zum Einsatz kommen dabei zum Beispiel Module mit Bezug auf Customer Relationship Management, Data Warehouse, Enterprise Content Management oder auch Arbeitsläufe. Durch die Anbindung an das ERP-System von SAP stehen jederzeit alle benötigten Daten und Informationen zur Prozesssteuerung bereit.

6. Spezifische Module

SAP ERP integriert auch spezielle Branchenlösungen. So finden gerade Fertigungs-, Maschinenbau- und Dienstleistungsunternehmen branchenspezifische Lösungen.

7. Technische Module

Module dieser Art haben eine ganz besondere Aufgabe: Sie sollen dafür sorgen, dass sich jeder Anwender intuitiv und dabei möglichst einfach im SAP-System bewegen kann. Am häufigsten zum Einsatz kommen dabei die technischen Module Fiori, Netweaver, Enterprise Portal und Solution Manager:

  • SAP Fiori dient in erster Linie dazu, eine anwenderfreundliche Basis für Applikationen von SAP und Webschnittstellen zu bieten. So lassen sich Daten für das Personal gut visualisieren, z. B. in Form von Benutzeroberflächen.
  • SAP Netweaver hilft Ihnen dabei, geschäftliche Vorgänge und Datenbanken aus unterschiedlichen Bezugsquellen zu vereinen.
  • Das SAP Enterprise Portal bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, die alle über einen zentralen Zugang erreicht werden können. Es handelt sich dabei um das Unternehmensportal-Programm von SAP.
  • Der SAP Solution Manager unterstützt Sie bei der Einrichtung und Steuerung der SAP Lösungen. Diese können auf diese Art und Weise verbunden werden und bringen positive Effekte für das Unternehmen, zum Beispiel niedrigere Ausgaben und Zeitgewinn.

8. Spezielle Module

Während die spezifischen Module auf ganze Branchen ausgerichtet sind, beziehen sich die speziellen Module auf bestimmte Bereiche innerhalb von Aufgabenstellungen. Typisches Beispiel hierfür stellt zum Beispiel SAP Sports One dar. Anwender nutzen dieses Modul im Fußballbereich für Taktik-Analysen in Echtzeit. Wer dagegen etwa auf Websites intelligente Analysen vom Verhalten der Besucher benötigt, greift auf SAP Entertainment zurück.

ERP SAP – diese Betriebsmodelle stehen zur Auswahl

Bei der Implementierung von SAP Software in Form einer ERP-Lösung können sich SAP-Kunden zwischen drei Betriebsvarianten entscheiden. Zur Auswahl stehen: On-Premises-ERP, Hybrides ERP-System und Cloud ERP. Jede dieser Anwendungen bietet den Nutzern spezifische Vorteile, aber auch entsprechende Nachteile. Für welche Variante sich ein Unternehmen entscheidet, sollte daher sorgfältig geplant werden.

1. On-Premises-ERP

Entscheidet sich ein Unternehmen für diese Variante, wird ein eigenes Rechenzentrum benötigt. Dort wird das SAP-System betrieben. Es handelt sich in diesem Fall also um eine lokale Lösung, bei der die Unternehmen jederzeit die volle Kontrolle über das eigene Datenmaterial und uneingeschränkten Zugriff auf sämtliche Informationen haben. Das erweist sich gerade dann als Vorteil, wenn viele Prozesse integriert bzw. angebunden werden.

Für das Betreiben des Systems auf dem eigenen Server muss allerdings das entsprechende Know-how im Unternehmen vorhanden sein. Denn beim On-Premise-ERP ist das Unternehmen selbst verantwortlich für das SAP-System und damit zum Beispiel auch für alle erforderlichen Aktualisierungen. Außerdem sollten bei der Entscheidung für diese Variante auch immer die Kosten für das eigene Rechenzentrum berücksichtigt werden.

2. Cloud ERP

Bei Cloud ERP wird das System nicht selbst vom Unternehmen betrieben. Stattdessen läuft das ERP-System in einem externen Rechenzentrum. In diesem Rechenzentrum hat das Unternehmen Zugriff auf eine Plattform, die es für den Betrieb der Anwendung nutzen kann. Es handelt sich hierbei also um Cloud-Computing.

Diese Technologie genießt weltweit mittlerweile höchste Priorität und Beliebtheit. Dafür gibt es auch einen triftigen Grund. Die Cloud, in diesem Fall Cloud ERP, bietet dem jeweiligen Anwender schnellen Zugang zu einer Technologielösung, was keinen oder lediglich einen geringen Kapitalaufwand erfordert.

Daher sind Cloud-Strategien bestens dafür geeignet, um eine Kostenreduktion zu erzielen. Zudem erhöht sich durch das Cloud-Computing die Skalierbarkeit, die Flexibilität sowie die Geschwindigkeit. Das sind für die Erfüllung der relevanten Geschäftsziele wesentliche Faktoren.

Mit Cloud ERP zu einem skalierfähigen, kosteneffizienten und agilen System

Als SAP-Anwender verwandelt das Betriebsmodell Cloud ERP die komplette SAP-Landschaft in ein kosteneffizientes, skalierbares und agiles System. Davon profitieren Unternehmen nachhaltig. Das Unternehmen arbeitet zum einen sowohl effektiver als auch effizienter. Zum anderen wird die Reaktions- und Handlungsschnelligkeit bei veränderten Marktbedingungen oder bei einem Wandel im Umfeld deutlich herabgesetzt. Außerdem können auf diese Weise neue Technologien oder zum Beispiel auch neue Geschäftsmodelle genutzt werden.

Unterstützung durch externe Dienstleister als Erfolgsfaktor

Allerdings bringt das Hosting von SAPs ERP Cloud auch Anforderungen und Herausforderungen mit sich. Wie soll zum Beispiel die Business Case aufgebaut werden? Oder in welcher Form wird die Roadmap definiert? Entscheidend ist hier aber auch die passende Auswahl der besten Modul-Lösungen. Dies betrifft auch die Migration der Instanzen sowie die Integration in das jeweils bestehende IT-Umfeld.

Zudem sollte ein fundiertes Wissen über Netzwerkanbindung, voluminöse Datenbanken, die einzelnen SAP-Funktionen, die Maximierung der Verfügbarkeit und ähnliche Migrationsfaktoren vorhanden sein. Ist dieses Know-how im eigenen Unternehmen nicht vorhanden, können externe Spezialisten helfen. Diese verfügen neben der entsprechenden Erfahrung und dem Fachwissen im Hinblick auf Cloud ERP auch über die erforderlichen Frameworks, Werkzeuge und Booster.

3. Hybrides ERP-System

Der Begriff Hybrid ist hier Programm. Bei diesem Betriebsmodell betreibt das jeweilige Unternehmen ausgewählte Anwendungen im eigenen Rechenzentrum. Eine Cloud-Anwendung stellt die übrigen Module bzw. Anwendungen zur Verfügung. Somit handelt es sich um einen Mix aus Cloud ERP und On-Premises-ERP. Diese Konstellation wird auch als 2-Tier-Modell oder 2-Schichten-Modell bezeichnet.

Der Vorteil dieser Variante liegt auf der Hand. Durch die Kombination der Vorteile beider Systemvarianten erhalten SAP-Kunden eine starke Kontrolle über die eigenen Daten und profitieren zusätzlich von einer hohen Flexibilität.

Die Einsatzszenarien der SAP ERP Betriebsmodelle

Welche ERP-Strategie Unternehmen verfolgen, hängt nicht zuletzt immer von der Größe der Organisation ab. Fakt ist, dass sich Cloud ERP inzwischen als beliebtestes Szenario herauskristallisiert hat. Aber nicht immer sollte der Weg direkt in die Cloud respektive zu Cloud ERP führen. Die Entscheidung hängt stets davon ab, wie weit die Digitalisierung von Geschäftsmodell und Geschäftsprozessen vorangeschritten ist. Oder anders ausgedrückt: wie sie sich am besten digitalisieren lassen.

Großunternehmen entscheiden sich häufig für den hybriden Ansatz

Die Praxis zeigt, dass größere Unternehmen mit Tochtergesellschaften und zahlreichen Filialen bzw. Niederlassungen in der Mehrzahl erst einmal einen hybriden Ansatz bevorzugen. Dadurch können zum Beispiel SAP ERP oder auch SAP S/4HANA als stabil laufende On-Premise-ERP-Kernsysteme in bestimmten Bereichen mit ERP Cloud kombiniert werden.

In einem solchen cloudbasierten Innovationssystem lassen sich maßgeschneiderte Cloud-Applikationen, standardisierte Cloud-Anwendungen oder zum Beispiele mobile Services bereitstellen. Bei Bedarf müssen dann nur noch die benötigten Module und Anwendungen in das Kern-ERP integriert werden.

Kleine Firmen und Start-ups wählen das ERP Cloud SAP System

Demgegenüber ist gerade für mittelständische Unternehmen oder auch für kleine Firmen mit starkem Expansionswillen und Start-ups ein Cloud-only-Ansatz äußerst attraktiv. Die ERP Cloud fungiert hier quasi als Dreh- und Angelpunkt der Geschäftsprozesse sowie auch der voranschreitenden Digitalisierung. So können Unternehmen auf Tools und Instrumente zurückgreifen, zu denen sie ansonsten keinen Zugang haben. Gleichzeitig versetzten sie sich in die Lage, flexibel beispielsweise auf saisonale Nutzungsspitzen, Veränderungen oder Wachstum zu reagieren.

SAP ERP – was bringt die Zukunft?

SAP vertreibt dabei bereits seit fast 30 Jahren ERP-Software. Im Jahr 1993 erschien das erste ERP-System für Unternehmen unter der Bezeichnung (R/3 Enterprise Edition). SAP ERP 6.0 wurde als aktuelle Version 2005 veröffentlicht. 2016 erfolgte das letzte große Update. Jetzt laufen die Vorbereitungen auf Hochtouren, um die Transformation hin zu der innovativen Next-Generation-Plattform S/4HANA zu realisieren. Das aktuelle „Enhancement Package 8“ (in Kurzform: EHP 8) weist hier den zukünftigen Weg. Im Jahr 2025 endet dann auch der Support für die herkömmlichen ERP-Systeme. Das bedeutet: Es werden keine Sicherheitsupdates mehr ausgerollt. Ab diesem Zeitpunkt unterstützt SAP nur noch mit SAP S/4HANA verbundene ERP-Lösungen.

Die Vorteile von SAP ERP auf einen Blick

  • Wahl zwischen verschiedenen Betriebsmodellen
  • Module decken alle relevanten Unternehmensbereiche ab
  • Große Auswahl an SAP-Funktionen
  • Gemeinsame Datenbasis
  • Prozess- und Ablaufoptimierung
  • Bessere abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
  • Erfolgreiche Projektsteuerung
  • Transparenz und Einheitlichkeit
  • Zeitersparnis und Kostenreduktion
  • Bessere Basis für die Unternehmenssteuerung
  • Minimieren oder sogar Eliminieren von Fehlerquellen
  • Umfassende Dokumentationen und Analysemöglichkeiten

Zusammenfassend zeigt sich, dass SAP ERP Systeme sehr vielfältige Vorteile für Unternehmen bieten: Neben der Vielzahl an Anwendungsmöglichkeiten können u. a. Prozesse und Abläufe gewinnbringend optimiert werden. Auch können Abteilungen und Vorgänge besser miteinander verbunden werden und eine solide Grundlage für die Steuerung unternehmerischer Prozesse geschaffen werden.

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